Tutorial Pengaplikasian Microsoft Excel
TUTORIAL MICROSOFT EXCEL[1]
Oleh:
Nining Nur Amanah[2]
Tutorial
MS Excel ini merupakan kelanjutan dari MS. Word , pada Ms Excel ini anda dapat
mengelolah data-data Kuantitatif untuk kepentingan perencanaan aktifitas dakwah
yang akan dilakukan. Berikut langkah0langkah yang anda dapat ikuti untuk mempelajari MS. Excel.
- Setelah laptop menyala , anda dapat memilih Icon MS. Excel pada menu MS Office seperti tampak pada gambar berikut.
- Ketika Anda membuka aplikasi Excel
2013 tampilan awal yang muncul adalah seperti berikut :
Pada gambar di atas, bagian kiri ditampilkan list dokumen terakhir
yang pernah Anda buka. Sedangkan pada bagian kanan ditampilkan kolom searching,
untuk melakukan pencarian template secara online, serta template excel yang
dapat Anda download dari microsoft jika Anda terhubung dengan internet. Pada
bagian kanan juga terdapat menu untuk membuka halaman baru Excel yaitu Blank
workbook. Anda juga dapat mengakses tour pengenalan Excel dengan tombol Welcome to excel. Selanjutnya untuk memulai Excel klik
pada menu Blank workbook.
Pada halaman kosong workbook Excel
terlihat tampilannya seperti di atas. Pada halaman workbok ini terdapat :
- File Button : Jika file button diklik akan menampilkan tampilan backstage atau tampilan belakang layar Excel. Dengan masuk ke halaman Backstage, Anda dapat melakukan penyimpanan file, membuka halaman baru, membuka file excel yang baru, membari password, menutup excel atau melakukan konfigurasi pada file excel.
- Name Box : adalah kolom penamaan area atau sel. Penamaan sel atau area pada excel sering ditujukan untuk menjadikan isi sel atau area sebagai referensi pada pembuatan formula sehingga dapat digunakan berulangkali.
- Quick Access toolbar : Toolbar yang dapat membantu Anda dalam mengakses tombol tombol fungsi pada excel dan bisa dicustom kemunculannya, seperti tombol : New, Open, Save, Email, dll.
- Formula bar : Kolom untuk menampilkan konten dari suatu sel atau dapat digunakan untuk membuat formula yang telah disediakan Excel.
- Worksheet Area : Area yang mengandung sel sel excel yang terdiri dari kolom dan baris, di mana pada bagian kolom paling atas terdapat header kolom sedangkan pada bagian baris paling kiri terdapat nomor baris. Untuk menggerakkan kolom ke arah kanan atau kiri klik pada scrol horisontal sedangkan untuk menggerakkan baris ke bawah atau ke kiri klik pada scrol vertikal.
- Status bar : Untuk menampilkan statur dari program excel serta dapat digunakan untuk melakukan zooming terhadap tampilan worksheet.
- Ribbon : Merupakan bagian Excel yang mengandung fungsi fungsi excel yang terdapat di dalam tab Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View, Developer. Sebagai catatan developer merupakan tab tambahan yang sudah dicustom untuk ditambahkan ke dalam Ribbon.
- Unpin the Ribbon : Untuk menutup serta membuka jendela Ribbon Excel.
- Menambah
Worksheet Pada Excel
2003 jumlah worksheet yang dapat ditambahkan maksimal hanya sebanyak 16
worksheet, sedangkan pada Excel 2013 jumlah worksheet yang dapat ditambahkan
jumlahnya tidak dibatasi oleh excel tergantung jumlah memori yang available
pada komputer Anda. Pada bagian bawah lembar kerja excel yaitu di sebelah tab Sheet klik tombol tanda + (tanda
tambah).
- Menyimpan File Berikut ini adalah cara excel dalam menyimpan File :
a) Menyimpan
file secara manual
·
Klik
pada button File > Save As > Computer > Browse
- · Setelah itu akan muncul jendela Save As. Pada jendela ini Anda dapat mengarahkan folder penyimpanan Anda. Ketikkan nama file pada kolom File name.
- · Anda dapat memberi password pada file dengan cara klik Tools > General Options…
- Check pada kolom Read-only recommended jika Anda ingin agar orang yang melihat file Anda hanya memiliki akses read only. Pada pilihan read only password digunakan agar orang yang mengakses file dapat mengedit isi file. Jika Anda lepas (uncheck) pilihan read only, maka orang yang mengakses file Anda harus mengisikan password terlebih dahulu baru bisa membuka serta mengedit file.Setelah itu klik Save untuk menyimpan file.
b) Menyimpan
file secara terjadwal (otomatis)
·
Untuk
menyimpan file excel secara terjadwal atau secara otomatis caranya adalah :
- Klik File > Options
- Pada jendela Excel Options klik pada menu Save > Check pada Save AutoRecover information every > pilih interval menit yang Anda inginkan. Misalkan Anda mengisikan dengan angka 10 maka Excel akan secara otomatis melakukan update file excel Anda dengan menyimpan file setiap 10 menit.
- Setelah itu Anda juga dapat mengarahkan penyimpanan file ini pada kolom AutoRecover file location:
- Klik OK jika sudah selesai.
·
Demikian
cara excel menyimpan file secara otomatis dan terjadwal.
- Melakukan Kostumisasi Toolbar dengan memilih Akses menu File > Options > Pada jendela Excel Options pilih menu Costumize Ribbon.
- Anda dapat memilih pilihan tombol pada drop down Choose commands from pada bagian atas.
- Kemudian Anda dapat memindahkan fungsi mana yang akan Anda gunakan dengan mengklik salah satu fungsi kemudian memindahkan fungsi tersebut dengan tombol Add >>.
- Anda dapat menambahkan tab baru pada Ribbon Excel dengan cara mengklik New Tab pada bagian bawah kotak sebelah kanan.
- Anda juga dapat menambah grup di ribbon dengan mengklik tombol New Group atau Anda dapat mengubah nama tab di Ribbon dengan melalui tombol Rename di bagian kotak sebelah kanan.
- Untuk mereset menjadi seperti keadaan semula, gunakan tombol riset.
- Setelah selesai klik toombol OK.
- Membuat Text pada Sel dapat dilakukan dengan cara masuk ke lembar kerja excel > arahkan kursor pada salah satu sel excel > Klik sel exel yang akan diinput teks. Ketikkan text yang ingin Anda buat lalu tekan Enter pada kerboard.
- Membuat Formula dapat dilakukan dengan cara Masuk ke lembar kerja Excel arahkan kursor mouce pada sel excel
- Klik sel Excel yang akan diinput formula. Untuk membuat formula Anda dapat memulai nya dengan tanda = (tanda sama dengan) baru diikuti oleh fungsi atau formula excel
- Pada contoh belajar excel membuat formula ini, saya memasukkan formula Today() untuk menampilkan tanggal sekarang pada sel E3. Hasilnya Excel akan menampilkan tanggal hari ini. Yang harus diiingat ketika Anda memasukkan teks dan formula yaitu untuk memasukkan formula excel harus selalu dimulai dengan tanda = (tanda sama dengan).
1
- Mengetahui Fungsi Formula pada excel cara nya cukup mudah yaitu pada lembar kerja excel klik icon insert function
- Setelah itu akan muncul jendela Insert Function
- Klik pada nama masing masing fungsi. Penjelasana masing-masing fungsi akan muncul pada bagian bawah jendela Insert Function.
- ika diperlukan lakukan pencarian fungsi yang Anda gunakan terlebih dahulu pada kotak pencarian Search for a function:
- Anda juga dapat mengelompokkan fungsi yang ingin Anda cari berdasarkan kategori fungsi pada drop down Or select a category, Setelah selesai klik tombol OK
Dengan
fasilitas help di atas Anda dapat belajar excel untuk mengetahui kegunaan
fungsi fungsi yang ada.
- Melakukan Copy Paste merupakan Hal yang cukup sering dilakukan dalam mengolah data di excel ada menggunakan fungsi copy dan paste pada excel.
a) Melakukan
Copy Sel
·
Klik
kanan pada salah satu sel yang akan dicopy, setelah itu akan muncul menu Shortcut > kemudian pilih menu Copy
·
Cara
lain nya setelah Anda memilih sel yang akan dicopy tekan tombol Ctrl + C
b) Melakukan
Paste pada Sel
·
Klik
kanan pada salah satu sel tujuan kemudian pada menu Shortcut pilih
·
Klik
pada sel tujuan kemudian tekan Ctrl + V
pada keyboard
c)
Melakukan
Paste Special
·
Setelah
Anda melakukan copy sel, pilih sel tertentu yang akan Anda paste datanya.
Setelah itu klik kanan pada sel kemudian Anda dapat memilih sesuai kriteria
paste yang Ada.
- Melakukan Pengurutan namun Sebelum melakukan pengurutan pilih terlebih dahulu sel header pada kolom yang akan diurutkan.
- Ascending ,Untuk melakukan Ascending, klik pada tab Data, kemudian klik pada icon degan gambar A Z dan panah ke bawah. Pengurutan dilakukan dari nilai terkecil kemudian nilai terbesar.
- Descending ,Untuk melakukan Descending, klik
pada tab Data, kemudian klik pada icon dengan Z A dan panah ke bawah.
Pengurutan dilakukan dari nilai terbesar kemudian ke nilai terkecil.
- Melakukan Filter dapat dilakukan dengan cara Pilih data yang akan difilter
- Masuk ke dalam tab Data, kemudian pada grup Soft & Filter, klik
- Setelah itu pada header kolom data yang akan difilter klik tombol untuk memunculkan list pilihan filter.
- Untuk melakukan pilihan sesuai dengan nilai pada list, un-check pilihan (Select All) pada check box. Ini akan menghilangkan tanda check box pada semua check box yang terpilih pada list nilai. Kemudian, pilih pada salah satu nilai yang ingin difilter, dan dilanjutkan dengan meng-klik OK untuk melihat hasilnya.
- Mengenal Tipe Grafik yang dimana Excel memiliki fitur grafik yang dapat Anda ubah ubah tipenya sesuai dengan data yang ingin Anda tampilkan. Sebagai ilustrasi berikut terdapat Tabel Jumlah penduduk Kota X Ada beberapa tipe pilihan grafik excel yang dapat digunakan.
- Mengenal Grafik Tipe Column :
Grafik kolom merupakan grafik yang
sering digunakan. Grafik tipe ini menampilkan masing-masing data dalam bentuk
kolom vertical. Tinggi kolom menunjukkan besarnya nilai data.
Grafik Bar pada dasarnya adalah
grafik tipe kolom yang diputar 90 derajat searah jarum jam. Salah satu
keunggulan grafik tipe ini adalah label kategori lebih mudah dibaca.
Grafik tipe Line atau disebut juga
grafik garis, sering digunakan untuk data yang berkesinambungan. Misalnya, data
yang menunjukkan perkembangan penjualan dari bulan ke bulan, kurs valuta asing
dari hari ke hari, dsb.
4. Mengenal Grafik Tipe Pie:
Grafik tipe Pie sangat tepat
digunakan untuk data yang akan dibuat persentase atau proporsi. Grafik ini
hanya memerlukan satu data series dan sebaiknya item datanya berkisar antara
lima atau enam item saja.
5. Mengenal Grafik Tipe XY:
Grafik tipe XY atau dikenal dengan
nama scatter merupakan grafik yang sering digunakan untuk menunjukkan hubungan
antara dua variable
6. Mengenal
Grafik Tipe Area:
Grafik tipe Area sebenarnya sama
dengan grafik tipe Line. Bedanya pada grafik tipe Area masing-masing garis
diberi warna di bawahnya, sehingga tidak hanya bisa dibaca garisnya, besarnya
kontribusi masing-masing data series juga terlihat dengan jelas.
- Membuat Grafik, Dalam belajar Excel mengenai cara membuat grafik, Anda dapat mengikuti langkah-langkah nya yaitu Pastikan data atau tabel Anda telah memenuhi syarat untuk dibuat
- Sorot range yang akan dijadikan sebagai data grafik.
- Pilih salah satu tipe grafik dengan mengklik ikon grafik melalui tab Insert > Charts.
- Mengedit Grafik , untuk mengedit Chart, pilih Chart yang akan diedit kemudian masuk ke tab Design > Select Data
- Kemudian akan muncul jendela Select Data Source.
- Kita dapat mengubah data secara keseluruhan melalui kolom Chart data range atau pun sebagian data melalui Legend Entries (series) dan Horizontal (Category) Axis Labels.Untuk mengubah data Legend klik tombol Edit pada bagian Legend Entries (Series), sehingga akan muncul jendela Edit Series.
- Untuk mengubah Horisontal Axis, klik tombol edit pada bagian Horisontal (Category) Axis Label.Setelah itu akan muncul jendela Axis Labels.
- Jika ada perubahan pilih data yang lain. Pada kasus di atas kita menggunakan data bulanan selama setahun. Setelah selesai klik OK.
- Menggunakan Help yang merupakan salah satu fungsi atau bantuan agar dapat belajar excel secara online dengan cara melakukan pencarian fungsi atau formula atau informasi sesuai dengan kriteria yang diinginkan. Untuk dapat menggunakan Help syaratnya komputer Anda harus terhubung dengan internet. Berikut ini cara belajar excel secara online dengan menggunkan Help :
1
a. Aritmatika
Dasar : Fungsi penjumlahan (+), pengurangan (-), perkalian (*), dan pembagian
(/).
SUM: Berfungsi untuk menjumlahkan data.
Terdapat sebuah data Barang yang terdiri dari Spidol, Penghapus, Penggaris, Pensil, dan Buku Tulis.Masing-masing barang tersebut memiliki jumlah yang tidak sama dengan barang yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari berapa jumlah barang secara keseluruhan, kita dapat menggunakan rumus SUM. Dengan mengetikkan alamat C2 sebagai data pertama, hingga C6 sebagai data terakhir sehingga dapat diketahui keseluruhan jumlahnya.
MIN: Berfungsi untuk mencari nilai terendah dari kumpulan data.
Terdapat sebuah data Nilai dari beberapa Mahasiswa dengan nilai yang berbeda satu dengan yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari nilai terendah dari semua nilai adalah menggunakan fungsi MIN. Dengan mengetikkan alamat C2 sebagai data pertama, hingga C9 sebagai data terakhir sehingga dapat diketahui berapakah nilai terendahnya.
MAX: Berfungsi untuk mencari nilai tertinggi dari kumpulan data.
Terdapat sebuah data Nilai dari beberapa Mahasiswa dengan nilai yang berbeda satu dengan yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari nilai tertinggi dari semua nilai adalah menggunakan fungsi MAX. Dengan mengetikkan alamat C2 sebagai data pertama, hingga C9 sebagai data terakhir
sehingga dapat diketahui berapakah nilai tertingginya.
AVERAGE: Berfungsi untuk mencari nilai rata-rata dari kumpulan data.
Terdapat sebuah data Nilai dari beberapa Mahasiswa dengan nilai yang berbeda satu dengan yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari nilai rata-rata dari semua nilai adalah menggunakan fungsi AVERAGE. Dengan mengetikkan alamat C2 sebagai data pertama, hingga C9 s ebagai data terakhir sehingga dapat diketahui berapakah nilai rata -ratanya.
COUNT: Berfungsi untuk menghitung banyaknya data
Terdapat sebuah data Nilai dari beberapa Mahasiswa dengan nilai yang berbeda satu dengan yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari jumlah mahasiswa jika kita menghitung dari jumlah nilainya adalah menggunakan fungsi COUNT. Dengan mengetikkan alamat C2 sebagai data pertama, hingga C9 sebagai data terakhir sehingga dapat diketahui berapakah jumlah mahasiswanya.
CONCATENATE : Berfungsi untuk menggabungkan data antar kolom.
Untuk menggabungkan data pada kolom Subjek dan Domain, maka diperlukan fungsi
Komentar
Posting Komentar